Recrutement : Office manager / Assistant de direction à Paris (F/H) – 35h/semaine
Pour accompagner son développement, le cabinet d’avocats Lagraulet et associés crée un poste d’office manager / assistant de direction à pourvoir dans ses bureaux parisiens.
Nous recherchons une personne organisée, autonome et attentive à la relation client, qui souhaite prendre part au fonctionnement quotidien d’un cabinet d’avocats et travailler directement avec les associés et les collaborateurs.
Le cabinet intervient en droit immobilier, en conseil comme en contentieux, auprès d’une clientèle principalement composée de professionnels de l’immobilier et de syndicats de copropriétaires.
Pourquoi faire ?
Vous assurerez le suivi administratif des dossiers et contribuerez à l’organisation du cabinet. Vos principales missions seront les suivantes :
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Préparer et suivre les lettres de mission, à partir des instructions des avocats associés : envoi aux clients, suivi des signatures, collecte des pièces et ouverture administrative des dossiers, émission des demandes de provisions.
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Assurer la facturation et le suivi des règlements d’honoraires, à partir des éléments validés par les avocats, et effectuer les relances nécessaires.
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Organiser les agendas, les rendez-vous et les déplacements, préparer les réunions et les visioconférences.
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Accueillir les clients et veiller au bon fonctionnement des bureaux : préparation de la salle de réunion, fournitures, relations avec les fournisseurs et suivi des abonnements afin de préparer le traitement comptable par notre cabinet d’expert-comptable.
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Coordonner les démarches matérielles avec les prestataires du cabinet, qu’il s’agisse de l’ensemble des fournitures ou encore notamment de la relève de la toque et les dépôts de dossiers au palais, de l’achat des timbres nécessaires aux procédures, etc.
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Aider à la diffusion des actualités du cabinet, à partir de contenus préalablement rédigés par les associés.
Vous suivrez ces missions dans leur continuité, avec des échanges réguliers avec l’équipe. Vos propositions pour améliorer l’organisation et simplifier les tâches récurrentes seront les bienvenues.
Où ?
Le poste est basé 43, rue Saint-Augustin, à Paris, dans le 2e arrondissement, à proximité de l’Opéra, dans un quartier agréable et bien desservi.
Vous travaillerez également avec les membres de notre équipe bordelaise. Quelques déplacements peuvent être envisagés (pas plus d’une fois par mois, en aller/retour journée et sans doute moins en réalité)
Comment ?
Le cabinet travaille principalement sur des dossiers numériques, avec le logiciel métier SECIB. Une bonne maîtrise des outils bureautiques et une aisance dans l’utilisation des logiciels de gestion sont donc importantes.
Nous recherchons une personne ayant une expérience en assistanat de direction, en office management ou en gestion administrative. Une expérience en cabinet d’avocats, notamment en facturation et en suivi administratif des dossiers, sera appréciée.
Nous serons particulièrement attentifs à la qualité de vos écrits, à votre capacité à organiser les priorités, à votre discrétion et à votre sens du service.
Vous rejoindrez une équipe à taille humaine, dans laquelle les associés participent directement au travail quotidien et restent disponibles pour échanger.
Combien ?
Outre le versement d’une rémunération (30/40k€ brut annuel, treizième mois inclus selon expérience) pouvant être complétée d’un variable selon des objectifs à fixer, le collaborateur bénéficiera de 6 semaines de congés payés.
Quelques petits plus : Notre équipe, à taille humaine, se compose de collaborateurs aux expériences diverses. L’état d’esprit en vigueur permet un véritable travail d’équipe, et solidaire, animé par des associés qui restent au contact permanent tant de l’équipe que des dossiers. La collaboration se déroule ainsi dans un cadre bienveillant, avec une approche pratique et doctrinale.
Le télétravail peut être envisagé ponctuellement, dans la mesure du poste qui nécessite une présence sur site pour des raisons évidentes d’organisation.
Café, thé, fruits, et en-cas à discrétion !
Quand ?
Selon disponibilité du candidat, le poste peut être ouvert à compter de novembre ou décembre.
Pour nous rejoindre
Adressez votre CV, accompagné de quelques lignes sur votre parcours, vos attentes et vos disponibilités, à :
Pierre-Edouard Lagraulet
pel@lagraulet-associes.fr
Nous serons heureux d’échanger avec vous sur le poste et votre candidature.