Changement de syndic : respecter les délais de transmission
Un changement de syndic ne s’arrête pas lors de l’assemblée générale. Des obligations pèsent encore sur l’ancien syndic après cette décision, et elles sont d’une importance pratique capitale afin de permettre au nouveau représentant du syndicat de payer les entreprises, suivre les sinistres et poursuivre les procédures. Sans les pièces correspondantes, la reprise de gestion reste difficile, si ce n’est impossible.
A cette fin, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 organise plusieurs échéances à compter de la cessation des fonctions de l’ancien syndic.
Sous quinze jours, celui-ci transmet la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque.
Sous un mois, il remet les documents et archives, y compris les documents dématérialisés concernés, dans un format téléchargeable et imprimable. Si un prestataire spécialisé conserve les archives, l’ancien syndic lui communique aussi les coordonnées de son successeur dans ce délai.
Il dispose ensuite de deux mois supplémentaires pour fournir les comptes des copropriétaires et du syndicat, après apurement et clôture. Ce dernier délai ne permet donc pas de différer la remise des archives.
En pratique, les deux cabinets ont intérêt à fixer immédiatement un calendrier de transmission. Le conseil syndical peut ainsi suivre chaque étape.
Contrôler les dossiers et identifier les pièces manquantes
L’article 33-1 du décret du 17 mars 1967 impose un bordereau récapitulatif des pièces transmises, dont le conseil syndical reçoit copie. Ce document mérite mieux qu’une indication du nombre de cartons.
Le nouveau gestionnaire devrait identifier les contrats en cours, les dossiers de travaux, les déclarations de sinistre et les procédures pendantes. Il faut aussi vérifier les plans, les procès-verbaux et les pièces comptables nécessaires au recouvrement des charges.
Pour chaque dossier sensible, une vérification s’impose : quelle échéance approche, quelle démarche reste à accomplir, quelle pièce manque ? Un fichier inaccessible ou un dossier vide ne permet pas de reprendre utilement le suivi.
Cette vérification participe à la continuité de la gestion juridique de la copropriété. Elle permet également de formuler une demande précise lorsque des documents manquent.
Après une mise en demeure infructueuse, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le président du tribunal judiciaire en référé. L’article 18-2 permet notamment de demander la remise des pièces sous astreinte. Encore faut il pour que l’action soit fructueuse que les pièces aient été correctement identifiées…